Gestión para academias de enseñanza
Una academia se organiza en franjas de una hora.
Grupos de lunes y miércoles, un aula con catorce sillas, un profesor que pasa lista en treinta segundos y un recibo que se domicilia el día 1. tu-academia está construido alrededor de eso, no alrededor de un calendario genérico al que luego se le pegan las clases.
| Hora | Lun | Mar | Mié | Jue | Vie |
|---|---|---|---|---|---|
| 16:00 | A2 Kids | A2 Kids | Refuerzo 3.º | ||
| 17:00 | Cambridge B1En curso | B2 Adults | Cambridge B1 | B2 Adults | |
| 18:30 | Aptis | Aptis | Aptis | ||
| 20:00 | C1 Online | C1 Online |
- Presencial
- Online o híbrido
- Incidencia
- Cancelada
Cinco roles, tres puertas
Cada uno entra por donde le corresponde
Las puertas están cerradas la una contra la otra: son filas distintas, con contraseñas independientes, y el token lleva su audiencia. El mismo correo puede ser profesor y padre en la misma academia — que es lo que pasa cuando la hija de un profesor estudia donde él da clase.
Dirección
Cursos, matrículas, cobros, informes y equipo. Lo que ve lo decide su plantilla de permisos, sección a sección.
PanelProfesor
Sus grupos, su horario, sus listas y sus notas. Mismo panel, otra plantilla — y un filtro que le devuelve sólo lo suyo.
PanelAlumno
Su horario, sus faltas, sus notas, sus boletines y su enlace de Meet si le toca. Nada más.
App del alumnoPadre o tutor
Lo de sus hijos. Opcional: un alumno adulto no necesita ninguno, y a los 18 el acceso pasa a decidirlo él.
App del alumnoOcho módulos vendibles
Se apaga lo que no se usa, nunca el login
El registro vive en el código, no en una tabla: un módulo existe porque hay carpetas, rutas y pantallas que lo implementan. La academia sólo guarda qué apagó y cuándo.
Cursos y grupos
coursesCursos anuales, intensivos, Cambridge o refuerzo. El grupo lleva días, hora, aula, profesor y plazas, y genera las clases del trimestre.
Matrícula
enrollmentEnlace único por curso, formulario con tutores e IBAN, lista de espera, promoción en bloque y campaña de renovación.
Cobros
billingCuota mensual o precio cerrado fraccionado, matrícula, suplementos, descuento por hermanos y prorrateo de septiembre.
Académico
academicsPasar lista en una petición, calificar con la escala de cada curso, comentar por clase y emitir boletines.
Biblioteca
libraryMaterial y clases grabadas, con el control de acceso en el medio y no en el listado: un enlace copiado no vale fuera de su grupo.
Online
onlineGoogle Meet por grupo, modalidad presencial, online o híbrida, y las grabaciones cayendo en la galería del grupo.
Comunicación
messagingMensajes a familias y al equipo, plantillas para lo que se manda cien veces, y avisos automáticos de falta o cancelación.
Tutorías
appointmentsTutorías de uno a uno, con su propio aforo y su propia puerta: una academia puede querer clases sin tutorías, o al revés.
Núcleo, que no se apaga nunca: autenticación · cuenta · alumnos · familias · equipo · centros y aulas · calendario académico · idiomas · textos legales.
Un enlace por curso
De un mensaje de WhatsApp a una plaza ocupada
Cada curso genera su propio enlace público. Quien lo abre ya sabe a qué se apunta, y al enviarlo el alumno queda asociado a ese grupo — o a su lista de espera si ya no caben.
- 1Se comparte el enlaceToken propio del curso, con caducidad y contador. No es una sesión: no abre nada más.
- 2La familia rellenaAlumno con foto, tutores, curso ya elegido, forma de pago, consentimientos y observaciones.
- 3Se revisa el duplicadoSi se parece a alguien que ya está, se marca y va a una bandeja. Nunca se fusiona solo.
- 4Se congela el precioLa matrícula se lleva una copia de sus líneas. Subir la cuota en enero no cambia lo que debe quien entró en septiembre.
- 5Se ocupa la plazaUn alumno online no cuenta para el aforo; uno híbrido sí, porque viene a clase parte del tiempo.
Dos medios que hacen cosas distintas
La domiciliación cobra el curso; la tarjeta, lo demás
Domiciliación SEPA
- Mandato firmado con su referencia única, IBAN cifrado en columna y sólo los cuatro últimos dígitos de vuelta.
- El primer adeudo y los siguientes llevan su secuencia, y el salto lo hace la liquidación, no una persona.
- Remesa en el formato de la banca española, y devoluciones con su código: un recibo devuelto tiene estado propio, no vuelve a «pendiente».
- Una remesa exportada no se edita. Se reproduce.
Tarjeta
- Link de pago para matrículas sueltas, precios cerrados y el «envíame el link» por WhatsApp.
- Claves configurables desde el panel, cifradas, y el secreto no vuelve nunca por la API.
- La firma del aviso del proveedor se verifica antes de leer el cuerpo, con comparación en tiempo constante.
- Cada aviso tiene identificador único: un reintento del proveedor no cobra dos veces en vuestra contabilidad.
Lo que no hace
Un producto honesto dice dónde se para
Cuatro cosas que este software no hace hoy, dichas aquí y no escondidas en una nota al pie.
- No emite facturas
- La facturación con validez fiscal queda fuera por decisión de la academia. Lo que sale de aquí son recibos y proformas internas, y el PDF lo dice. El esquema sí se prepara —numeración sin huecos, bloqueo al emitir, rectificativas— porque una factura emitida no se puede migrar después.
- No emite en directo
- Las clases online van por Google Meet. La ingesta automática de grabaciones exige una cuenta de empresa con una edición que permita grabar; hasta confirmarlo, el enlace se pega a mano y todo lo demás funciona igual.
- No manda WhatsApp
- La API de WhatsApp para empresas existe, pero exige verificación, número dedicado y plantillas aprobadas una a una. Es un proyecto con calendario propio. Primera fase: correo y notificación interna.
- No adivina un ausente
- Una falta no es un cero, y un dato que no está es un dato que no está. Un cero entra en la media como si fuera una nota; «no se presentó» no. La pantalla pinta una raya y lo dice.
Empieza por el horario
Da de alta tus centros y sus aulas, crea el primer grupo con sus días y su hora, y el resto del producto cuelga de ahí.